تلفن ویپ برای هتل ها و هرچیزی که باید درباره آن ها بدانید

تلفن هتلی یک راهکار نوین ارتباطی در صنعت هتلداری، تحولی بزرگ به همراه داشته است. این فناوری به هتل ها این امکان را می دهد که خدمات ارتباطی بهتری را به مهمانان و کارکنان خود ارائه دهند. با استفاده از تلفن های ویپ، هتل ها می توانند تماس های صوتی را از طریق اینترنت برقرار کنند و از هزینه های بالای خطوط تلفن سنتی کاسته و کارایی را افزایش دهند.

تلفن ویپ نه تنها به بهبود کیفیت تماس ها کمک می کند، بلکه امکاناتی مانند مدیریت تماس ها، ایجاد سیستم های داخلی پیچیده و حتی خدمات ارزش افزوده ای مانند پیامک و کنفرانس های صوتی را نیز فراهم می آورد. این ویژگی ها باعث می شود که هتل ها بتوانند تجربه بهتری برای مهمانان خود ایجاد کنند و ارتباطات داخلی را بهبود بخشند.

سیستم تلفن هتل چیست؟

سیستم تلفن هتل یک شبکه ارتباطی است که ارتباط یکپارچه بین مهمانان و کارکنان یک هتل را تسهیل می کند. مهمانان و کارکنان در طول فعالیت روزانه هتل، تعاملات متعددی را انجام می دهند. مهمانان ممکن است نیاز به رزرو اتاق، رزرو رستوران یا تاکسی یا درخواست نظافت اتاق را داشته باشند. از طرفی کارکنان ممکن است نیاز به تماس با مهمانان برای اطلاع رسانی یا یادآوری داشته باشند. آنها همچنین باید بدانند که مهمان از کدام اتاق تماس می گیرد تا به طور موثر به آنها خدمات ارائه دهند.

به نوعی سیستم تلفنی هتل می تواند علاوه بر مدیریت فعالیت های روزانه در هتل، سیستم درخواست سرویس های مختلف در هتل را نیز به شما ارائه دهد تا روند انجام فعالیت ها و دریافت سرویس توسط مشتریان سریع تر پیش برود.

قبل از فرایند نصب و راه اندازی VOIP باید در نظر بگیرید که ویپ برای هتل ها باید با برنامه های خدماتی موجود برای بهبود بهره وری کارکنان و افزایش رضایت مشتریان یکپارچه شود. حصول اطمینان از اینکه مهمانان دارای تعاملات مثبت از طریق تلفن گویا هستند، نقش مهمی در تبدیل شدن یا نشدن آنها به مشتریان وفادار دارد.

سیستم تلفن هتل چه تفاوتی با سیستم تلفن سنتی دارد؟

سیستم های تلفن مدرن هتل، اغلب سیستم های PBX هستند. سیستم های PBX هتل عملکردهایی فراتر از سیستم های تلفن سنتی ارائه می دهند. آنها ویژگی های تجاری بیشتری از تماس صوتی و اتصالات ساده تلفن های سنتی دارند. برای استفاده از فناوری VoIP نیز، سیم کشی تلفن در هتل ها نیازی به تغییر ندارد و شما می توانید با سیم کشی های سابق و به صورت شبکه داخلی از فناوری VoIP استفاده کنید.

انعطاف پذیری

برخلاف سیستم های تلفن سنتی، تلفن های مبتنی بر IP می توان با سایر ابزارها و برنامه ها ادغام کرد. از این طریق هتل ها می توانند در فصول پرفشار و شلوغ، خطوطی را اضافه کنند تا از قطع ارتباط ویا کاهش کیفیت خدمت رسانی جلوگیری کنند. همچین در طول فصول کم فشار، می توانند با اتصال خطوط کمتر، در هزینه ها صرفه جویی کنند.

پاسخگوی خودکار

یکی از ویژگی های اصلی تلفن های PBX هتل، این است که دارای سرویس خودکار یا تلفن گویا هستند. این به مهمانان کمک می کند تا راحت تر خدمات مورد نظر خود را درخواست کنند. آن ها می توانند از تلفن گویا برای درخواست نوشیدنی، تنظیم تماس بیدارباش، سفارش سرویس اتاق یا درخواست آژانس استفاده کنند.
همچنین مشتریان شما می توانند پیش از حضور در هتل و رزرو اتاق، از سرویس رزرواسیون هتل با VoIP استفاده کنند  و اتاق مدنظر خود را رزرو کنند. این قابلیت به هتل ها این امکان را داده که بدون اتکا به کارکنان، به طور موثرتر به مهمانان خدمات ارائه دهند؛ زیرا مهمانان مجبور نیستند درخواست خود را با شخص خاصی مطرح کنند.

سیستم یکپارچه هتل داری

یک سیستم تلفنی مبتنی بر ابر می تواند اطمینان حاصل کند که همه شعبه ها یا بخش های هتل، اطلاعات یکسانی در مورد مهمانان دارند. این می تواند پیش بینی و برآورده کردن نیازهای مشتریان را به طور مؤثرتر، حتی در سراسر جغرافیایی آسان تر کند. خدمات بهتر می تواند منجر به وفادارسازی مشتریان و شهرت بالاتر شود. با این حال سیستم های تلفن سنتی نمی توانند این قابلیت را ارائه دهند.

مقرون به صرفه بودن

از آنجایی که سیستم های تلفن هتل VoIP نسبت به سیستم های سنتی نیاز به سرمایه گذاری کمتری در سخت افزار و زیرساخت دارند، بسیار مقرون به صرفه هستند. سرمایه گذاری کمتر در سیستم های ارتباطی، به معنای درآمد بیشتر برای هتل است. این ویژگی به هتل های کوچکتر که سرمایه زیادی ندارند، یک فرصت ویژه محسوب می شود. مدیران از  پول ذخیره شده در سیستم تلفنی می توانند برای ارائه خدمات دیگری به  مهمانان استفاده کنند.

چگونه سیستم تلفن هتل مناسبی را انتخاب کنیم؟

هنگام انتخاب یک سیستم VoIP برای هتل ها، شناسایی ویژگی های کلیدی که به بهبود تجربه مشتریان و افزایش بهره وری کارکنان کمک می کند، از اهمیت بالایی برخوردار است. این ویژگی ها می توانند معیارهای مناسبی برای تشخیص عملکرد و کارایی سیستم تلفن انتخابی باشند. در ادامه، این ویژگی ها را با جزئیات بیشتر و به صورت توسعه یافته توضیح می دهیم.

۱. تنظیم گزینه های پاسخگوی خودکار

یکی از مهم ترین قابلیت هایی که سیستم VoIP برای هتل ها ارائه می دهد، گزینه های پاسخگوی خودکار (IVR) است. این ویژگی باید به گونه ای طراحی شود که مهمانان بتوانند به سرعت و بدون نیاز به برقراری تماس مستقیم با کارکنان، درخواست های خود را مطرح کنند. به عنوان مثال:

• امکان رزرو خدمات خاص مانند سفارش غذا یا درخواست خدمات خانه داری.
• دسترسی به اطلاعات مهم مانند ساعات کار رستوران یا امکانات تفریحی هتل. یک سیستم VoIP با پاسخگوی خودکار کارآمد می تواند ضمن کاهش بار کاری کارکنان، تجربه ای ساده و بی دردسر برای مهمانان فراهم کند.

۲. راحتی مشتریان در هنگام انتظار

زمانی که مهمانان مجبور به انتظار برای رزرو یا بررسی اطلاعات هستند، راحتی و تجربه آن ها در این لحظات بسیار مهم است. یک سیستم VoIP مناسب باید امکاناتی نظیر پیام های خوش آمدگویی، موسیقی آرامش بخش یا اطلاع رسانی های کاربردی را در اختیار داشته باشد تا زمان انتظار را لذت بخش تر کند. این جزئیات کوچک می توانند تأثیر مثبتی بر تجربه کلی مهمانان داشته باشند.

۳. کیفیت صدای شفاف

کیفیت صدای بالا یکی از مهم ترین ویژگی های هر سیستم VoIP است. در تماس های رزرو، ثبت سفارش یا ارتباطات دیگر، صدای واضح و بدون اختلال از اهمیت ویژه ای برخوردار است. یک سیستم VoIP مناسب باید با استفاده از فناوری های پیشرفته، صدای HD و بدون تأخیر ارائه دهد تا ارتباطات کاملاً شفاف باشند.

۴. قابلیت انتخاب گزینه های منو از طریق صفحه کلید گوشی

سیستم های VoIP پیشرفته امکان تعامل کاربران با منوهای هوشمند را از طریق صفحه کلید گوشی فراهم می کنند. این ویژگی به مهمانان اجازه می دهد تا به راحتی گزینه های موردنظر خود را انتخاب کنند، مانند درخواست خدمات خاص یا برقراری تماس با بخش های مختلف هتل.

۵. ویژگی های تجاری پیشرفته

ویژگی های تجاری مهمی که سیستم VoIP باید ارائه دهد، شامل موارد زیر است:

• انتقال تماس: این امکان باعث می شود تماس ها به بخش های مختلف یا افراد مشخص هدایت شوند.
• ضبط تماس ها: ضبط تماس ها می تواند برای بهبود کیفیت خدمات و آموزش کارکنان مفید باشد.
• ارتباطات یکپارچه: سیستم های VoIP پیشرفته امکان ادغام با نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS) را فراهم می کنند تا ارتباطات داخلی و خارجی را بهینه سازند.
• کنفرانس صوتی و تصویری: برای جلسات کاری یا خدمات خاص به مهمانان، این ویژگی بسیار کاربردی است.

انتخاب سیستم VoIP مناسب برای هتل ها نه تنها به بهبود کارایی عملیاتی کمک می کند، بلکه تجربه ای حرفه ای و روان برای مهمانان فراهم می سازد. ویژگی هایی نظیر پاسخگوی خودکار، کیفیت صدای شفاف، و امکانات پیشرفته مانند انتقال تماس و ضبط تماس، از جمله عوامل حیاتی در تصمیم گیری هستند. با انتخاب یک سیستم VoIP جامع و قابل اعتماد، می توانید ارتباطات خود را به سطحی جدید ارتقا دهید و هم زمان رضایت مشتریان را نیز افزایش دهید.

معرفی دو تلفن ویپ هتلی از برند گرنداستریم

1. تلفن هتلی ویپ گرنداستریم GHP631

تلفن گرنداستریم GHP631 یکی از محصولات پیشرفته و کارآمد برای استفاده در هتل ها، آپارتمان ها، بیمارستان ها و خوابگاه ها است. این تلفن با طراحی جمع وجور و صفحه نمایش رنگی 3.5 اینچی، تجربه ای مدرن و کاربرپسند را ارائه می دهد. ویژگی های برجسته این مدل عبارتند از:

• پشتیبانی از دو اکانت SIP برای مدیریت تماس ها.
• قابلیت کنفرانس صوتی سه طرفه.
• کیفیت صدای HD در تلفن و بلندگو.
• پشتیبانی از POE برای تغذیه برق از طریق پورت شبکه.
• امنیت بالا با استفاده از پروتکل های پیشرفته. این تلفن با امکانات متنوع خود، گزینه ای ایده آل برای هتل ها و مراکز اقامتی است که به دنبال ارتقای کیفیت خدمات ارتباطی خود هستند2.

2. تلفن تحت شبکه هتلی گرنداستریم مدل GHP621

مدل GHP621 نیز یکی دیگر از تلفن های هتلی تحت شبکه از برند گرنداستریم است که برای استفاده در هتل ها، بیمارستان ها و خوابگاه ها طراحی شده است. این تلفن با قابلیت های زیر شناخته می شود:

• پشتیبانی از دو اکانت SIP و امکان مدیریت تماس ها.
• دارای اسپیکر HD برای کیفیت صدای بالا.
• 6 کلید قابل برنامه ریزی برای سفارشی سازی عملکردها.
• قابلیت نصب روی دیوار و طراحی مناسب برای فضاهای کوچک.
• پشتیبانی از POE برای کاهش نیاز به کابل کشی اضافی. این مدل با امکانات پیشرفته و طراحی کاربردی، نیازهای ارتباطی هتل ها را به بهترین شکل ممکن برآورده می کند4.

هر دو مدل با توجه به ویژگی های منحصربه فرد خود، انتخابی عالی برای هتل ها و مراکز اقامتی هستند که به دنبال بهبود تجربه مهمانان و افزایش کارایی ارتباطات داخلی خود هستند.

۴ مزیت اصلی سیستم های VoIP برای هتل ها

داشتن یک سیستم تلفن یکپارچه می تواند رونق قابل توجهی به کسب و کار هتل بدهد.  نرم افزار VoIP یکی از بهترین گزینه ها برای سیستم های تلفن هتل هستند. مزایای سیستم VoIP برای هتل ها عبارتند از:

ارتباطات کارآمد

سیستم های VoIP دارای ویژگی هایی مانند کنفرانس تماس، ضبط مکالمه پرسنل با مسافران و غیره هستند. همه سیستم های ارتباطی به صورت یکپارچه هم متصل هستند و از اشتباهات و سردرگمی جلوگیری می شود. بنابراین هر زمان مشتری با هر بخش هتل تماس بگیرد، کارکنان با داشتن اطلاعات قبلی از مشتری، می توانند بهتر و موثرتر به او خدمت رسانی کنند.

بهبود خدمات مشتری

با خرید VoIP شما این امکان را دارید تا تماس های داخلی مهمانان و تماس های خارجی مشتریان بالقوه را به طور یکپارچه مدیریت کنید. شما می توانید با مدیریت چند تماس به طور همزمان یا از طریق تماس گیر خودکار در هتل به همه مشتریان خود خدمات عالی ارائه دهید. با نظارت بر مکالمات پذیرش هتل با مهمان ها می توانید نقاط قوت و ضعف پذیرش و کارکنان خود را متوجه شوید و آن ها را اصلاح کنید.

کاهش هزینه ها

سیستم های تلفن  VoIP برای هتل ها، هزینه ارتباطی، هزینه نیروی کار و وظایف اضافی کارکنان را کاهش می دهد. شما می توانید در هزینه و زمان صرفه جویی کنید و کسب و کار خود را با ساختاری بهتر و حاشیه سود بیشتر اداره کنید.

مزیت رقابتی

یک سیستم تلفنی که به مشتریان کمک می کند به راحتی خدمات مورد نظر  خود را درخواست  کنند یا به صورت خودکار خدمات خود را انجام دهند، نشان دهنده ی سطح بالایی از حرفه ای بودن کسب و کار شما است. اگر مشتریان اقامت راحت و بدون مشکلی داشته باشند، می توانند به مشتریان وفادار شما تبدیل شوند.

 

نت یک، ارائه دهنده خدمات VoIP

ارتباطات و خدمات جزئی جدایی ناپذیر و حیاتی در صنعت هتل داری است. سامانه مرکز تماس نت یک با ایجاد یک سیستم تلفنی هوشمندانه، توانسته بخش مهمی از چالش های خدمات مشتریان در صنعت هتداری را حل کند. همچنین ادغام VoIP با نرم افزارهای هتل داری می تواند در استفاده از همان نرم افزارهای هتل داری نیز به شما کمک کند. ما در این مقاله فروشگاه voip در مورد ویژگی ها و مزایای VOIP برای هتل ها و مراکز اقامتی بحث کرده ایم. حالا انتخاب با شماست. می توانید بر اساس نیازهای خاص هتل خود، سیستم VoIP مناسب را انتخاب کنید.